Informatiebeveiliging & privacyreglement
In het kader van wetgeving rondom de AVG publiceren wij op deze pagina het privacyreglement van de Stichting Vrijescholen Ithaka.
Ithaka heeft een functionaris gegevensbescherming.
Gegevens Functionaris gegevensbescherming:
Privacy op School
Spoorlaan 2a
2411 ER Bodegraven
Mail: fg@privacyopschool.nl
https://www.privacyopschool.nl/
Privacy en leerlinggegevens
De gegevens die over leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens. In het privacyreglement van het bestuur (zie hierboven) is beschreven hoe de school omgaat met persoonsgegevens, en wat de rechten zijn van ouders en leerlingen. Dit reglement is met instemming van de GMR vastgesteld.
Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en begeleiden van onze leerlingen en voor de organisatie die daarvoor nodig is. De meeste gegevens ontvangen wij van ouders bij de inschrijving op onze school. Daarnaast registreren leerkrachten en ondersteunend personeel gegevens over leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens (denk aan dyslexie of ADHD).
De leerlinggegevens worden opgeslagen in ons (digitale) administratiesysteem ParnasSys.
Dit programma is beveiligd en toegang tot die gegevens is beperkt tot medewerkers van de stichting die de gegevens strikt noodzakelijk nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Wij werken vanuit ParnasSys ook met de communicatietool Parro sinds januari 2021. De meeste schriftelijke communicatie vanuit de leerkrachten naar ouders vindt plaats via Parro, een beschermde omgeving.
Tijdens sommige lessen maken wij gebruik van digitale leermiddelen. Hiervoor wordt een beperkte set met persoonsgegevens uitgewisseld met leveranciers om bijvoorbeeld een leerling te identificeren als die inlogt.
Wij hebben met leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen. De leverancier mag de leerlinggegevens alleen gebruiken als wij daar toestemming voor geven. Een lijst van de leveranciers waar de school afspraken mee heeft gemaakt, is op te vragen bij de school.
Daarnaast kan het nodig zijn dat wij gegevens uitwisselen met andere externe partijen, denk aan zorginstanties. Deze zijn vermeld in het privacyreglement. Als voor de uitwisseling geen wettelijke verplichting bestaat, dan vragen wij u vooraf toestemming om met deze partijen gegevens te mogen uitwisselen.
Bij de inschrijving van uw kind(eren) vragen wij u om toestemming voor het gebruik van foto- en videomateriaal, het delen van uw contactgegevens met andere ouders en het gebruik van sociale media door uw kind(eren). U hebt te allen tijde het recht om deze toestemming te wijzigen. U kunt dit kenbaar maken via Parro.
De school vraagt ouders nadrukkelijk om terughoudend te zijn met het maken van foto’s en video’s binnen de school. Het is voor ouders niet toegestaan om foto’s/video’s die gemaakt zijn op school te delen via sociale media of te gebruiken voor commerciële doeleinden.
Heeft u vragen of klachten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens dan kunt dit kenbaar maken via een mail aan de schoolleiding. Wij zullen uw verzoek in behandeling nemen en hier binnen een maand op reageren. Meestal kunnen wij vragen binnen een maand beantwoorden, wanneer dat niet lukt krijgt u hiervan binnen een maand bericht.
Mocht u uw vraag direct aan onze Functionaris Gegevensbescherming willen stellen dan kunt u dit doen door te mailen aan: fg@privacyopschool.nl. Per 1 februari 2021.